صنایع چوبی سپهر و سهند

صنایع چوبی سپهر و سهند

جهت مشاوره رایگان با ما تماس بگیرید

09121008479

معرفی انواع فایل اداری و بایگانی

انواع فایل اداری و بایگانی

مرتب و تمیز نگه داشتن دفتر و محل کارتان، نه تنها شما را فردی حرفه ای و منظم نشان می دهد، بلکه به شما کمک می کند تا بهره وری بهتر و بیشتری داشته باشید. فضا های تنگ می توانند کار کردن را سخت و غیر ممکن کنند. به همین دلیل برای مدیریت فضا بهتر است که با انواع فایل اداری و بایگانی و دلایل خرید یک کمد خوب برای نگهداری از آن ها آشنا شوید.

مهم ترین فایل های اداری و بایگانی

انواع فایل اداری و بایگانی

  • زونکن

زونکن یکی از مهم ترین وسایل اداری است. از این وسیله در سرتاسر دنیا برای نگهداری فایل های مختلف استفاده می شود. این وسیله اندازهٔ نسبتاً بزرگی دارد و در کمد های بایگانی نگهداری می شود. زونکن ها اغلب برای نگهداری برگه های مدارک در اندازهٔ کاغذ A4 تولید می شوند.

  • A4

همان طور که می دانید یکی از مهم ترین وسایلی که در اداره ها استفاده می شود، کاغذ A4 است. این کاغذ ها 24 سانتی متر در 35 سانتی متر هستند و معمولاً در زونکن نگهداری می شوند.

چرا باید کمد بایگانی بخریم؟

انواع فایل اداری و بایگانی

همان طور که می دانید برای نگهداری انواع فایل اداری و بایگانی باید فضا و وسیلهٔ مناسبی داشته باشید. بهترین وسیله برای نگهداری وسایل اداری، کمد های بایگانی هستند. کمد های بایگانی فضای ذخیره سازی ایمن و راحتی را برای شما فراهم می کنند و کاری می کنند تا فضای اداری شما باز تر شود.

اگر شما در اداره ای کار می کنید که زیاد با کاغذ سر و کار دارد، حتماً باید فضایی مناسب برای نگهداری وسایل اداری داشته باشید. رها کردن کاغذ ها در کشو های میز ها باعث خرابی آن ها می شود. به همین دلیل برای نگهداری انواع فایل اداری و بایگانی بهتر است که از یک کمد بایگانی استفاده کنید. کمد های بایگانی بهترین مکان برای نگه داشتن اسناد و مدارک هستند. همچنین پیدا کردن اسناد در کمد های بایگانی بسیار راحت تر است. برخی از مزایای استفاده از کمد های بایگانی شامل موارد زیر می شود:

  • سازماندهی بهتر اسناد و مدارک
  • دسترسی راحت تر به اسناد و مدارک
  • امنیت بیشتر وسایل و اسناد اداره
  • گرفتن فضای کمتر اسناد و مدارک
  • نظم بیشتر و در نتیجه راحتی بیشتر در محل کار

انواع مختلف کمد های اداری برای نگهداری وسایل

نگهداری وسایل اداری

برای نگهداری انواع فایل اداری و بایگانی، مدل های بسیار مختلفی از کمد وجود دارد. برخی از محبوب ترین مدل های کمد شامل مدل های زیر می شود:

  • کمد های افقی

کمد های افقی یکی از کمد های اداری هستند که معمولاً کشو های بسیار بزرگی دارند و پهن هستند. کمد های افقی معمولاً برای اداره هایی که فضای زیادی ندارند گزینه ای بسیار ایدئالی هستند. قرار دادن اسناد و مدارک در کمد های افقی و پیدا کردن دوبارهٔ اسناد در آن ها بسیار راحت است. به همین دلیل امروزه از این کمد ها در اداره ها استفاده های زیادی می شود.

  • کمد های عمودی

کمد های عمودی نیز مانند مدل های افقی گزینه ای مناسب برای نگهداری انواع فایل اداری و بایگانی هستند. این کمد ها همان طور که از اسمشان پیداست به صورت عمودی امتداد دارند. کمد های عمودی نیز مانند مدل های افقی از کشو ها و فضا های بسیار بزرگ برای نگهداری اسناد برخوردار هستند و به راحتی می توان وسایل را در آن ها نگهداری کرد. نکته ای که در مورد این کمد ها باید گفت، این است که این کمد ها به فضای زیادی نیاز دارند و بسیار بلند تر از هر نمونهٔ دیگری هستند.

  • کمد های یک دست

یک مدل محبوب دیگر که برای نگهداری انواع فایل اداری و بایگانی استفاده می شود، کمد های یک دست و پهن هستند. این دسته از کمد ها همان طور که از اسمشان پیداست، حالتی یکدست دارند و بیشتر برای نگهداری اسناد بزرگ مورد استفاده قرار می گیرند؛ زیرا فضای خالی بسیار زیادی دارند. در کنار فضای خالی بزرگ برای نگهداری اسناد بزرگ، این کمد ها دارای کشو های جادار و کوچکی برای نگهداری وسایل کوچک تر مانند کاغذ های A4 هستند. با استفاده از کمد های یک دست و بزرگ، دیگر نیازی نیست که نگران آسیب دیدن وسایل مهم اداری خود باشید.

  • کمد های چرخ دار

کمد های چرخ دار یکی از کمد های بسیار محبوب اداری است که برای نگهداری انواع فایل اداری و بایگانی مورد استفاده قرار می گیرد. برای اداره هایی که نیاز دارند کمد های بایگانی خود را جا به جا کنند، کمد چرخ دار یکی از بهترین گزینه ها است. کمد چرخ دار به دلیل داشتن چرخ هایی در زیر خود، بدون نیاز به زحمت زیادی جا به جا می شود.

می توان زمانی که از کمد استفاده ای نمی شود، به راحتی آن را جا به جا و به مکانی دیگر منتقل کرد. به همین دلیل به جای یک کمد دائمی که فضای زیادی را به طور ثابت اشغال می کند و جا به جا کردن آن بسیار سخت است، بهتر است که از یک کمد چرخ دار برای نگهداری از انواع فایل اداری و بایگانی استفاده کرد.

عوامل مهم در انتخاب کمد های بایگانی

عوامل مهم در انتخاب کمد های بایگانی

  • هزینه

یکی از مهم ترین عواملی که باید برای انتخاب کمد بایگانی در نظر گرفت، مقدار بودجه ای است که برای آن کنار گذاشته اید. شما باید کمدی را انتخاب کنید که در ازای مقدار پولی که برای آن می پردازید بهترین کارایی و کیفیت را به شما ارائه دهد. بسته به مقدار بودجه ای که دارید، باید انتظارات و ویژگی های امنیتی مورد نیاز کمد را مشخص کنید تا بتوانید مدلی مناسب خریداری کنید.

  • اندازه

معیار مهم بعدی، اندازهٔ کمد است. قبل از اینکه به خریدن کمد فکر کنید، ببینید که چه نوع و چه مقدار وسایل اداری می خواهید در آن جای دهید تا متوجه شوید به چه کمدی با چه اندازه ای نیاز دارید. کمد های اداری در مدل های مختلفی وجود دارند که شما می توانید برای خرید آن ها اقدام کنید.

 

جمع بندی

نگهداری و مرتب نگه داشتن وسایل اداری یکی از مهم ترین کار های هر اداره است. بهترین وسیله برای نگهداری انواع فایل اداری و بایگانی، کمد های بایگانی هستند. ما در این مقاله برای آشنایی بیشتر شما درمورد فایل های اداری و کمد های اداری توضیح دادیم.