آشنایی با انواع کمد های اداری

تمام سازمان ها و اداره ها به کشو یا کمد هایی جهت سازماندهی به اسناد و مدارکشان نیاز دارند. زیرا اگر مدارک و پوشه های پر اهمیت به درستی سازماندهی نشوند، ممکن است به نظم اداره لطمه وارد کنند یا موجب هرج و مرج شوند. با استفاده از کمد های اداری می توانید پیدا کردن انواع مدارک را تسهیل بخشید. از دیرباز، ادارات مختلف روش های گوناگونی را برای نظم دهی به‌ اسناد و پوشه های خود داشته اند. در ادامه مطلب قصد داریم‌ در رابطه با کمد های اداری و انواع مختلف شان صحبت کنیم تا انتخاب برایتان ساده تر گردد.

کمد اداری چیست؟

همانطور که ذکر کردیم کمد های اداری جهت سازمان دهی و نظم بخشی به اسناد و مدارک اداره مورد استفاده قرار می گیرند که اغلب به ترتیب حروف الفبا، تاریخ و غیره به دسته بندی خواهند شد.

در زمان های قدیم، مردم اغلب از لوح های گلی یا طومار های چرمی جهت نظم بخشیدن به وسایل ادارات استفاده می کردند. با رشد کسب و کار ها و افزایش پوشه های با اهمیت، به تدریج این روش ها توسعه پیدا کردند و به قفسه ها یا کمد های اداری امروزی تبدیل شدند. در سال ۱۸۰۰ اولین قفسه ها ارائه شدند که بر حسب زمان یا حروف الفبا، برگه ها را سازماندهی می کردند. در ادامه شاهد کمد هایی بودیم که دارای چندین کشو بودند و می توانستید برگه ها را صاف درون آن ها قرار دهید و به راحتی به هر یک از آن ها دست پیدا کنید. با گذشت سال های طولانی و وارد شدن به سال ۲۰۰۰ شاهد فایل های عمودی بودیم که از جنس فولاد ساخته شده و دسترسی به همه مدارک را تسهیل می بخشیدند. این نمونه ها طرفداران بسیار زیادی را در میان انواع مختلف کمد ها پیدا کردند. در ادامه توضیحات بیش تری را در اختیارتان خواهیم گذاشت.

کاربرد های مختلف کمد های اداری

در ادامه به برخی ازکاربرد های کمد های اداری می پردازیم.

• محافظت از فایل های اداری: یکی از کاربرد های کمد های اداری، جلوگیری از گم شدن، آسیب دیدن و دزدیده شدن مدارک مرتبط با مشتری و فروشنده می باشد. برخی از مدارک از اهمیت بسیار بالایی برخوردار هستند و نیاز به محافظت دارند. همچنین برخی دیگر ممکن است در سال های آینده مورد نیاز قرار گیرند، در نتیجه حفظ و نگه داری از آن ها بسیار ضروری است.
• بایگانی مقدار زیادی مدارک: مشکلی که اغلب اداره ها با آن دست و پنجه نرم می کنند، تعداد بالا اسناد و مدارک موجود است. با استفاده از کمد های اداری، این مشکل به سادگی قابل حل می باشد.

• افزایش بهره وری: هنگامی که اسناد و مدارک مرتبط با شرکت به درستی دسته بندی شوند، پیدا کردن آن ها در هنگام کار نیز آسان تر می گردد. به همین دلیل سرعت انجام کار ها نیز افزایش یافته و در نهایت بهره وری اداره یا شرکت بالا خواهد رفت.
• افزایش امنیت فایل ها: از آن جایی که تمامی مدارک و پوشه های شرکت در یک مکان معین قرار دارند، می توان گفت که خیالتان بابت امنیت آن ها آسوده خواهد بود. همچنین اگر از کمد های اداری ضد حریق تهیه کنید. می توانید تمامی آن ها را در برابر بلا هایی مانند آتش سوزی نیز حفظ کنید تا هیچ گاه از بین نروند. اغلب کمد های اداری به دو نوع عمودی یا افقی تقسیم می شوند، اما انواع مختلف آن ها را به طور کامل در ادامه مطلب برایتان توضیح خواهیم داد.

انواع کمد های اداری

• کمد های اداری ایستاده: این کمد ها اغلب در اداراتی که فضای کم تری دارند، مورد استفاده قرار می گیرند. این مدل شامل کشو های زیادی نسبت به مدل های استاندارد است و از آن جایی که بسیار باریک می باشد تمامی کاغذ ها به ترتیب کنار یکدیگر قرار می گیرند. اما هنگام خرید آن ها لازم است فضای کافی جهت بیرون کشیدن کشو ها را نیز در نظر بگیرید تا با مشکل جدی برخورد نکنید.
• کمد های اندازه نامه: همان طور که از نام این کمد پیداست، اندازه این کمد های اداری به اندازه‌ برگه های کوچک و به اندازه پاکت های نامه است. ‌با استفاده از آن ها هیچ نامه ای گم نخواهد شد و همیشه در دسترس تان خواهد بود.
• کمد های سیار: این نمونه از کمد های اداری، اغلب چند چرخ در زیرشان دارند که به سادگی جا به جا خواهند شد. همچنین لازم به ذکر است، این کمد ها تنها دارای دو کشو هستند که به صورت عمودی یا افقی ساخته شده اند. علاوه بر آن قد بسیار کوتاهی دارند که زیر میز کار شما نیز جا خواهند گرفت.
• کمد های ضد حریق: این کم ها در برابر  آتش، آب و سرقت مقاوم هستند تا امنیت مدارک شما را به خوبی تامین کنند و خیالتان بابت سالم ماندن شان آسوده باشد.

نکاتی برای چیدمان دفتر

از آن جایی که چیدمان محل کار شما در آرامش و نحوه پول در آوردن شما بسیار ضروری می باشد، در ادامه برایتان چند نکته جهت چیدمان دفتر کار را ذکر خواهیم کرد.

• متراژ مناسب: اولین و مهم ترین مسئله ای که در خرید و چیدمان دفتر باید در نظر داشته باشید، تعداد افراد و وسایلی می باشد که در آن جا باید قرار گیرند. اگر به کمد های اداری یا مبلمان زیاد احتیاج دارید، لازم است فضایی بزرگ تر را تهیه کرده تا ازدحام صورت نگیرد.
• انتخاب وسایل راحت به جای نمونه های لوکس: لازم به ذکر است که هر مبلمان یا کمدی که به نظرتان لوکس و زیبا می باشند، برای کار شما مناسب نبوده و حتی ممکن است عملکرد شما را نیز کاهش دهد. در نتیجه تنها به ظاهر بسنده نکرده و بر روی کارآیی آن ها نیز تمرکز کنید.
• بودجه خود را به طور دقیق در نظر بگیرید: قبل از انتخاب هر گونه وسایل یا کمد های اداری، لازم است نگاهی به بودجه در دسترس تان بیندازید و با توجه به آن خرید کنید تا با مشکلی مواجه نشوید.
• انتخاب صندلی های مناسب: صندلی های هر دفتر ستون های آن شناخته می شوند، زیرا بیش ترین زمان کارکنان و همچنین خریداران بر روی ان ها خواهد گذشت و تاثیر به سزایی در روند کار دارند.

در این مقاله درباره کمد های اداری و انواع آن و همچنین درباره اینکه چگونه به چیدمان دفتر اداری خود بپردازیم صحبت کردیم که امیدواریم با خواندن این مطلب بتوانید کمد اداری مناسب دفتر خود را انتخاب کنید. شما می توانید جهت کسب اطلاعات بیشتر و دیدن نمونه کارهای کمد های اداری به سایت سپهر و سهند مراجعه کنید.